Vložení položek do přijatého dokladu z tabulky MS Excel

Při příjmu zboží je potřeba vyplnit položky příjemky nebo přijatého dokladu. Nejpracnějším postupem je přepisování jednotlivých položek z tištěného dokladu. Díky e-mailu však většinou máte k dispozici seznam položek v elektronické podobě. Pokud se podaří získat položky formou tabulky, která obsahuje alespoň sloupce:

  • indentifikátor produktu (Produkt, Katalogové číslo, Katalogové číslo dodavatele, Čárový kód),
  • množství a
  • cena,

můžete je vložit do dokladu prostřednictvím schránky.

Postup je následující

  • Z dodacího listu, nabídky nebo faktury v elektronické podobě zkopírujte položky do tabulky v Excelu. Tabulku upravte tak, aby obsahovala výše uvedené sloupce vedle sebe.
  • Odstraňte nepotřebné prázdné řádky (můžete použít řazení nebo filtr apod.). Ujistěte se, že nedošlo k nechtěné změně dat. (Obvyklé je, že z číselných identifikátorů jsou odebrány úvodní 0, nebo je naopak číselný údaj považován za text.)
  • Vyberte sloupce nebo oblast a zkopírujte tabulku do schránky (Ctrl + C).
  • Přejděte do Varia, vytvořte doklad, vyplňte údaje záhlaví.
  • Přejděte na kartu Položky a upravte myší pořadí sloupců tak, aby odpovídalo pořadí zkopírovaných dat z Excelu (například: první sloupec bude Produkt, druhý Množství a třetí Cena).
  • Vyberte nový řádek, klepnutím na volič záznamů (*).
  • Vložte záznamy (Ctrl+V).

Tím se vloží položky do dokladu.

Poznámka

  • Při vložení údajů do sloupce Produkt se vyhledá produkt v katalogu nejen podle identifikátoru Produkt, ale také podle údajů Čárový kód, Katalogové číslo a Katalogové číslo dodavatele (sloupec Číslo alternativní v nákupním ceníku).
  • Čím méně sloupců vložíte, tím lépe. Není například nutné vkládat současně sloupec Cena za jednotku a Cena celkem. Jeden z nich se dopočte.
  • Do položek dokladu též můžete vkládat hodnoty do konkrétního sloupce. Stačí vybrat sloupec a vložit data.
  • Nezapomeňte, že existují i další způsoby, jak dostat položky do Varia. Můžete využít například import dat. Nejpohodlnějším importním formátem je elektronická faktura ve formátu ISDOC.
  • Pro kopírování položek mezi doklady Varia nepoužívejte schránku. Bezpečnější je funkce místní nabídky nad položkami Vložit položky z dokladu....

 

Související dokumenty