Doporučení pro práci s agendou Účetnictví

Jak pracovat s agendou Účetnictví

Nejdůležitější je příprava

  • Připravte si účetní rozvrh.
    Můžete použít připravené rozvrhy (rozvrh pro malou organizaci, pokud používáte skupinové účty – v opačném případě můžete použít rozvrhu pro velkou organizaci).

V rozvrhu nastavte všechna konta, která doopravdy používáte

  • Pečlivě nastavte konta jednotlivých knih a předkontace pro knihy dokladů (zkontrolujte, zda jsou založené knihy pro prvotní doklady). Nastavení provedete prostřednictvím dialogu Možnosti předkontací.

Předkontace by měly být návodné a jejich použití můžete uživatelům systému (zejména fakturantkám) vysvětlit

  • V knize pro vydané faktury nadefinujete např. předkontace Prodej zboží, Prodej služeb, Poštovné apod.
  • Fakturantka při vystavení faktury nastaví předkontace k jednotlivým položkám dokladů podle jejich typu – zboží – Prodej zboží, služba – Prodej služby atd.
  • Při automatickém zaúčtování se tato faktura zpracuje a podle definované předkontace se nastaví konto Má dáti a Dal.

Nastavení konta knihy vám zaručí automatické párování dokladů s jejich úhradami – pro vyrovnání salda

Pokud je účetnictví zpracováváno na vzdáleném pracovišti, je potřeba výše uvedené body zkontrolovat a popřípadě nastavit i v datové firmě, která vystavuje prvotní doklady.

Záleží jen na vás, zda chcete účetní zápisy rozdělit

  • Účtovat prvotní doklady různého typu do různých knih (tedy jeden deník pro faktury, jeden pro pokladnu, jeden pro banku…) – doporučujeme zejména pokud zpracováváte hodně dokladů.
  • Doporučujeme založit knihu pro uzávěrkové operace, otevření účtu a podobné.
  • V každé knize je třeba nastavit vlastní číselnou řadu pro vystavování přímých zápisů do deníku.

A jak pokračovat?

Nastavíte výchozí stavy kont (pokladny, banky apod.)

  • Vystavíte ručně zápisy do deníku (nezapomeňte zkontrolovat rok, do kterého zápisy vystavujete) – zápis provedete stejným způsobem jako do papírové účetní knihy.
  • Výchozí stavy nemusíte nastavovat ihned, můžete to provést kdykoliv během roku (ale před uzávěrkou!). Na chronologickém pořadí zde nezáleží, řádky nejsou číslovány.
  • Účtování prvotních dokladů provádějte pomocí Průvodce zaúčtováním dokladů.
  • Pokud jsou předkontace dokladů pečlivě nastavené (tzn.: jsou definované předkontace a uživatelé nastavují správné předkontace k prvotním dokladům), vaše práce se zaúčtováním se omezí jen na případnou kontrolu.
  • Zápisy do deníku existují nezávisle na prvotních dokladech (nejsou tedy problémy při výměně dokladů mezi účetní firmou a centrálou).
  • Při zaúčtování se neprovádí žádné změny prvotního dokladu – pouze se nastaví jako zaúčtovaný (zaúčtovaný doklad již nelze upravit) a na jeho základě se vystaví účetní zápis do deníku. Zápis má stejné číslo jako prvotní doklad (snadná identifikace).
  • Průběžně provádějte kontrolu deníku (funkce Kontrola deníku) – průvodce vám pomůže vyhledat nedořešené věci jako např. – chybí jedna strana konta, konto není v rozvrhu apod.

Práce se záznamy z pohledu deníku

  • Záznamy je možné upravovat.
  • Záznamy je možné odstraňovat – při odstraňování zápisů se nabízí odúčtování prvotních dokladů. Odstranění záznamů z deníku kontroluje mazání uzávěrkových operací a vyžaduje dodatečné potvrzení jejich odstranění.
  • Pokud máte určité období již zpracované, můžete zabránit nechtěným úpravám zápisů – použitím funkce Otevřená období.
  • Účetní zápisy můžete tisknout.

Sestavy a tiskové formuláře

V agendě Účetnictví jsou předdefinované sestavy a tiskové formuláře. Zejména využijete tiskové formuláře:

Hlavní kniha – obratová

  • Poskytuje přehled obratů za jednotlivá období a konta.
  • Při hledání zápisů na určité konto použijte před zobrazením tiskového formuláře filtr (filtr Dialogový filtr).

Obratová a zůstatková předvaha

  • Je možné vytisknout kdykoliv – není potřeba provádět žádné uzávěrky, tiskne se na základě zápisů účetních deníků.

Předkontace

  • Tisk předkontací k prvotním dokladům, může sloužit i jako kontrola správného zaúčtování.

Zdanitelná plnění

  • Tisk podkladů pro přiznání DPH.

Co bude na konci roku?

  • V závěru roku se provádí účetní uzávěrka – uzavření účtů, převedení zůstatků účtů do dalšího roku a otevření účtů.
  • Pro provedení uzávěrky využijete Průvodce roční účetní uzávěrkou.
  • Předtím však zkontrolujte, zda jsou vyrovnána saldokontní konta (v dialogu Saldokonta) a případně je vyrovnejte.
  • Uzávěrku roku můžete z nutnosti zrušit (také prostřednictvím průvodce roční uzávěrkou), provést úpravy zápisů a uzavřít znovu.
  • Po provedení uzávěrky můžete vytisknout výkazy "Předvaha" a "Výkaz zisků a ztrát". Definice můžete upravit v Definované sestavě – zde také zkontrolujete používané analytiky kont.

 

Související dokument