Karta Dokumenty (B2E) – dialog Pracovník

Agenda (resp. karta) Dokumenty slouží k připojování dokumentů různých souborových formátů k záznamům agend (v Personalistice k evidenci osobních dokumentů zaměstnance, k jeho pracovnímu poměru, potvrzení atd.). Dokumenty jsou uloženy jednotným způsobem. Například každý pracovník bude mít ve sdílené složce dokumentů svůj adresář. Zde budou uloženy související dokumenty (smlouvy, korespondence, potvrzení apod.).

Dokumenty lze vkládat několika způsoby:

B2E – Zaměstnanecký portál

B2E – Zaměstnanecký portál představuje efektivní webovou aplikaci pro zpracování personální a mzdové agendy. Tato online platforma slouží jako komunikační kanál mezi zaměstnanci a personálním či mzdovým oddělením, umožňující snadné, bezpečné a papír-free řešení procesů. Aplikace umožňuje zaměstnancům sdílet, předávat a zobrazovat elektronické dokumenty, včetně výplatních lístků, prohlášení poplatníka daně, žádostí o roční zúčtování daně a dalších.

Pro zahrnutí dokumentu do B2E zaměstnaneckého portálu je rozhodující pole Typ položky, které definuje typ dokumentu. Typ dokumentu je při jejich vytvoření doplňkem Generování výkazů B2E nebo vložení zaměstnancem z B2E portálu nastaven automaticky. K zařazení dalších dokumentů do zaměstnaneckého portálu nebo převzetí dokumentů z něj jsou připraveny akce nad dokumenty pro B2E.

Akce nad dokumenty pro B2E

Kromě akcí pro zaslání notifikačního mailu zaměstnanci o novém dokumentu k podpisu nebo náhledu v zaměstnaneckém portálu B2E existují nad dokumenty ještě další akce. Tyto akce umožňují předávat k podpisu nebo náhledu libovolné dokumenty nebo sdělení individuálně pro jednotlivé zaměstnance. Akce jsou dostupné z detailu dokumentu otevřeného na kartě Dokumenty v dialogu Pracovník nebo v agendě Dokumenty v knize Dokumenty – Personalistika.

Dokumenty včetně akcí a možností zasílat notifikační maily zaměstnancům jsou dostupné také v agendě Personalistika v knize Dokumenty – Personalistika.

Akce Předat k podpisu

Akce je určena pro nastavení záznamu dokumentu k zobrazení v zaměstnaneckém portálu B2E a to na kartě Personální k podpisu. O tomto nastavení je možné zaměstnance informovat akcí Poslat e-mail podpis. V dokumentu je touto akcí nastaven Typ dokumentu Podpis.

Akce Předat k náhledu

Akce je určena pro nastavení záznamu dokumentu k zobrazení v zaměstnaneckém portálu B2E a to na kartě Personální k náhledu. O tomto nastavení je možné zaměstnance informovat akcí Poslat e-mail náhled. V dokumentu je touto akcí nastaven Typ dokumentu Náhled.

Dokumenty vytvořené funkcí Generování výkazů B2E s typem dokumentu PPD, ELDP, POZP a B2E jsou k zobrazení v portálu nastaveny automaticky a není tedy nutné pro ně tyto akce spouštět. Akce nastavené automaticky k náhledu je možné akcí Předat k podpisu přesměrovat k podpisu.

Detail záznamu Dokument na kartě Obecné a nabídka akcí

Obrázek: Detail záznamu Dokument na kartě Obecné a nabídka akcí.

Akce Převzít dokument

Akce Převzít dokument se nabízí nad dokumenty vloženými do Varia zaměstnance prostřednictvím zaměstnaneckého portálu B2E. Spuštěním této akce bere účetní tento dokument na vědomí, mění jeho typ dokumentu a tím zajišťuje, že ze strany zaměstnance již není možné dokument v zaměstnaneckém portálu odstranit.

Akce Vrátit dokument

Akce Vrátit dokument se nabízí nad dokumenty, které účetní převzala pomocí akce Převzít dokument. Akce umožňuje tuto akci odvolat a dokument uvolnit.  Poté je opět možné záznam dokumentu v zaměstnaneckém portálu odstranit.

Zobrazení Dokumenty B2E

Zobrazení Dokumenty B2E je dostupné ve skupině zobrazení B2E spolu se zobrazením Výkazy B2E.

Zobrazení Dokumenty B2E zobrazuje přehled dokumentů:

  • vytvořených doplňkem Generování výkazů B2E s typem dokumentů PPD, ELDP, POZP, B2E.
  • zadaných v agendě Personalistika nebo Dokumenty akcemi pro zobrazení dokumentů v zaměstnaneckém portále s typem dokumentu Podpis a Náhled.
  • vložených zaměstnancem aplikací Vario Online zaměstnaneckým portálem B2E s typy dokumentů E2B a E2B převzato

a to v řazení podle času poslední aktualizace dokumentu, akce nad ním provedené nebo u dokumentu k podpisu dle času podpisu.

Filtry pro zobrazení Dokumenty B2E

K zobrazení Dokumenty B2E jsou připraveny filtry, které umožní získat rychlý přehled o dokumentech v požadovaném stavu zpracování (viz tabulka).

Filtry POPIS
K náhledu Dokumenty nastavené k náhledu a podepsané nebo případně odmítnuté dokumenty.
K podpisu Dokumenty nastavené k podpisu, které dosud nebyly podepsány nebo odmítnuty.
K převzetí Dokumenty vložené zaměstnancem, které dosud nebyly převzaté.
Převzaté Dokumenty vložené zaměstnancem, které byly převzaté.

 

Navazující dokumenty