Import identifikátorů zaměstnanců – Kde se identifikátory ve Variu evidují?

V aktuálním vydání Varia je k dispozici doplněk Import identifikátorů zaměstnanců (detailní dokumentaci obsluhy doplňku připravujeme). Funkce doplňku jsou dostupné pro zákazníky s licencí Elektronické JMHZ.

Doplněk slouží k hromadnému doplnění identifikátorů stávajících zaměstnanců (OIČ) a identifikátorů jejich zaměstnání (ID zaměstnání) do evidence v agendě Personalistika z CSV souboru. CSV soubor získáte na ePortálu ČSSZ prostřednictvím služby Seznam zaměstnanců dle postupu On-line služba 2.12 Seznam zaměstnanců – postupy pro zaměstnavatele; od 1. března 2026 bude tato služba poskytovat soubor již včetně identifikátorů OIČ a ID zaměstnání. 

Zdroj dat pro import (ePortál ČSSZ)

Služba poskytuje seznam zaměstnanců, u kterých ČSSZ eviduje k aktuálnímu datu:

  • otevřené i uzavřené pojistné vztahy,
  • a také zaměstnání bez účasti na nemocenském pojištění.

Kromě aktuálně otevřených vztahů je vhodné do souboru zahrnout i vztahy s datem ukončení v období 1. 1. 2026 až 31. 3. 2026. I pro tyto vztahy je nutné získat identifikátory osob a zaměstnání, aby bylo možné je uložit do Varia a tyto vztahy zahrnout do doregistrace službou REGZEC a do měsíčního hlášení službou JMHZ.

CSV soubor získaný touto službou je následně vstupním importním souborem pro doplněk Import identifikátorů zaměstnanců. Při použití doplňku respektujte pokyny uvedené v doplňku pro jednotlivé kroky párování identifikačních údajů ze souboru na záznamy zaměstnanců a jejich pracovní vztahy evidované ve Variu.

Obrazová dokumentace je ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.

Kde se identifikátory ve Variu evidují

Pole/sloupec Identifikátor zaměstnání (ID zaměstnání) v dialogu Pracovní poměr/Pracovní poměry jednoznačně identifikuje konkrétní pracovněprávní nebo obdobný vztah

Obrázek: Příklad zobrazení formuláře Pracovní poměry.

 

  • Osobní identifikační číslo – OIČ se při uživatelském zadání zapisuje v dialogu Pracovník na kartě Personální.

Dialog Pracovník, příklad karty Personální. Světle modré podbarvení vyznačuje povinná pole.

Obrázek: Dialog Pracovník, příklad karty Personální.

Význam identifikátoru zaměstnání

Pole/sloupec Identifikátor zaměstnání (ID zaměstnání) v dialozích Pracovní poměr / Pracovní poměry jednoznačně identifikuje konkrétní pracovněprávní nebo obdobný vztah. Zaměstnavatel je povinen identifikátor zaměstnání uvádět při sdělování všech údajů, které se týkají zaměstnání daného zaměstnance, zejména Měsíčního hlášení. Identifikátor zaměstnání přiděluje ČSSZ pro každé zaměstnání zaměstnance při přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců.

Jak se údaje do evidence doplňují

Do evidence v agendě Personalistika se údaj Identifikátor zaměstnání přenese podle doby vzniku vztahu:

  • Hromadně doplňkem Import identifikátorů zaměstnanců – pro zaměstnance, jejichž pracovní vztahy trvají do roku 2026 nebo nově vzniknou do 1. 4. 2026 (doporučujeme).
  • Doplňkem Elektronická podání službou e-podání REGZEC – u vztahů vznikajících od 1. 4. 2026 při jejich registraci, pokud bude tento údaj uveden v návratovém protokolu e‑podání (doporučujeme).
  • Uživatelským zadáním – v ostatních případech.

Kontroly při uživatelském zadání ID zaměstnání

V případě uživatelského zadání údaje se kontroluje:

  • zda je zadána numerická hodnota,
  • zda je stejný identifikátor nalezen u jiné PPV stejného zaměstnance (v takovém případě se zobrazí dotaz, zda jde o navázání s jiným PPV stejného typu a rozsahu pojištění),
  • pokud je stejný identifikátor nalezen u PPV jiného zaměstnance, stejný identifikátor nelze přiřadit.

 

Související dokumenty