Karta Ostatní (GDPR) – dialog Pracovník

Karta Ostatní v detailu záznamu Pracovník obsahuje jediný přehled v nabídce Zobrazit: GDPR.

1. Karta Ostatní v detailu záznamu Pracovník

Na kartě Ostatní se zobrazují záznamy o událostech, které se ke každému zaměstnanci vážou v souvislosti s povinnostmi vyplývajícími z GDPR. Záznamy zobrazíte výběrem položky GDPR z nabídky Zobrazit Combo. V nabídce Typ Combo můžete vybrat všechny záznamy nebo výběr omezit na vybranou kategorii. V dolní části karty jsou k dispozici tlačítka pro vytvoření nového záznamu nebo odstranění záznamu. V pravé části karty je k dispozici tlačítko Export dat. Podrobný popis vztahující se k agendě Mzdy – Personalistika pokračuje bodem 2. Exporty dat pod obrázkem.

Dialog Pracovník, správa GDPR karta Ostatní

Obrázek: Dialog Pracovník, správa GDPR karta Ostatní.

2. Exporty dat

Nabídka Export dat pro agendu Personalistika obsahuje pro potřeby GDPR exporty:

  • GDPR – Oprávněný zájem
  • GDPR – Zdravotní způsobilost
  • GDPR – Zákonný důvod

Tyto exporty provádějí export údajů z agendy Personalistika do struktury xml ve stejném rozsahu, v jaké budou tyto údaje z agendy Personalistika a Mzdy smazány po skončení exspirační lhůty dané kategorie.

3. Smazání dat po skončení exspirační lhůty za účelem ochrany osobních údajů

V agendě GDPR jsou k dispozici funkce, které umožní smazat z databáze osobní údaje, na jejichž zpracování zaměstnavatel jako správce těchto údajů pozbyde po skončení pracovního poměru právo.

3.1. Jaké záznamy se budou odstraňovat?

Odstraňovat se budou údaje ze záznamů pracovníků, kteří nemají evidován žádný pracovní vztah na kartě Pracovní poměry, nebo od roku následujícího po roku ukončení jeho posledního evidovaného pracovního vztahu uběhla celá exspirační lhůta v letech pro danou skupinu údajů.

Například pokud smazání proběhne v roce 2018 (s výchozím nastavením exspirační lhůty 36 měsíců pro šablonu GDPR – Oprávněný zájem), budou smazány některé osobní údaje zaměstnanců, jejichž poslední pracovní poměr skončil v roce 2014 nebo dříve.

3.2. Jak se projeví vymazání v agendě?

Odstranění údajů se projeví:

  • V datech zobrazovaných v agendě Personalistika a Mzdy podle datového typu údajů:
    • Textová pole – zašifrováním údaje, šifra bude uvozena špičatými zázvorkami < a >. Příklad zašifrovaného textového pole: <7auJVoF7ymJgcncRGSdzueaHhSc=>
    • Některá povinná vazební textová pole budou obsahovat hodnotu <GDPR>
    • Číselná pole – vynulováním
    • Datumová pole – smazáním, v případě povinného pole „Datum nástupu” bude vloženo výchozí datum 30. 12. 1899.
  • Vytvořením záznamu do agendy GDPR s názvem šablony, která mazání provedla, časem provedení a jménem uživatele, který odstranění provedl. Záznamy jsou dostupné také na kartě Ostatní v dialogu Pracovník.

3.3. Jaké jsou nástroje pro smazání?

Údaje budou smazány pomocí šablon. Šablony jsou uživatelsky definovatelné v dialogu GDPR Nastavení v agendě GDPR. Pro Personalistiku jsou připraveny 3 výchozí šablony:

  • GDPR – Oprávněný zájem
  • GDPR – Zdravotní způsobilost
  • GDPR – Zákonný důvod

Jednotlivé údaje evidované v agendě Personalistika a Mzdy jsou do nich rozděleny podle důvodu, pro který jsou evidovány dle článku 6 odstavce 1 nařízení GDPR a dle jednotlivých zákonů v personální a mzdové oblasti. Z ustanovení těchto zákonů vyplývají také exspirační lhůty, po jejichž uplynutí budou údaje smazány.

3.4. Jaká pole jsou v šablonách nastavena pro smazání?

V agendě GDPR jsou připraveny 3 výchozí šablony, která provádějí odstranění v následujících kategoriích údajů – tabulkách a jejich polích:

POLE PRO ŠABLONU „GDPr – Oprávněný zájem” SMAZANÉ ÚDAJE
Pracovník Vybrané údaje: Osobní číslo, Oslovení, Oslovení příjmení, Titul, Za příjmením, Telefon, Mobil, E-mail, Národnost, OP, Pas, Fotografie, Obrázek, Stav, Zasílat, poznámky, Kategorie, Údaj 1, Údaj 2
Termíny (uživatelské další údaje pracovníka) Celý záznam: Typ, Popis (Text), Od, Do, Typ odpočtu (název ZP), Částka
Pracovní poměr Vybrané údaje: Nadřízený, Kód poměru, Pracoviště, Středisko, Zakázka, Funkce, Výplatní místo, Zkušební doba, Platový postup, Platový výměr, Druh práce, Místo výkonu práce, Pracovní pozice, Poznámky, Kategorie, Údaj 1, Údaj 2, Datum ukončení předpokládané, Důvod ukončení
Mzdy (Výchozí složky) Celý záznam: Typ, Mzdová složka, Platba, Základ, Částka, Dny, Hodiny, Pracovní dny, Pracovní hodiny, Sazba, Množství, Středisko, Zakázka, Doklad, První den, Neschopenka, Kontext, Od, Do, Od likvidace, Do likvidace, Dnů, Formulář, Údaj 1, Údaj 2, Kategorie, Poznámky, Svátky, Pracovní svátky, Hodiny svátků, Pracovní hodiny svátků, Neschopnost Od
Platby (kromě záznamů pro exekuční srážky) Celý záznam: Platba, Způsob, Číslo účtu, Kód banky, Variabilní symbol, Konstantní symbol, Specifický symbol, Zpráva pro příjemce, Složka, Předkontace složky, Předkontace zaměstnance, Předkontace zaměstnavatele, Příkaz, Splatnost, Adresa, Ulice, PSČ, Město, Okres, Stát, Pořadí, Druh, Celkem, Ve prospěch, Od, ISO země banky, Měna
Termíny poměru Celý záznam: Typ, Od, Do, Hodnota, Hodnota numerická, Poznámky
Předkontace poměru Celý záznam: Předkontace, Mzdová složka
Mzdy období Vybrané údaje: Pracoviště, Středisko, Zakázka, Funkce, Druh práce, Pracovní pozice, Výplatní místo, Poznámky, Kategorie, Údaj 1, Údaj 2

 

POLE PRO ŠABLONU
„GDPr – ZDRAVOTNÍ ZPŮSOBILOST”		 SMAZANÉ ÚDAJE

Termíny pracovníka
(záznamy o invalidních důchodech,
kategoriích Osoba se ZP a Osoba s TZP,
Hromadné oznámení)

Celý záznam: Typ, Popis (Text), Od, Do, Typ odpočtu (název ZP), Částka

 

POLE PRO ŠABLONU „GDPR – Zákonný důvod” SMAZANÉ ÚDAJE
Pracovník Vybrané údaje: Jméno, Křestní, Druhé křestní, Příjmení, Rodné jméno, Dřívější příjmení, Rodné číslo, Adresa, Ulice, Číslo, PSČ, Město, Okres, Stát, Adresa 2, Datum narození, Místo (narození), Občanství, Zdravotní pojišťovna, Číslo pojištěnce, Zúčtování (roční), Důchod nárok, Důchod nástup, Druh důchodu, Důchod vyplácí, Stát daňového domicilu, DIČ nerezidenta, Cizozemský nositel pojištění, Cizozemské číslo pojištění
Rodina Celý záznam: Odpočet (vztah), Příjmení příbuzný, Jméno příbuzný, Vyživované, Invalidní, Rodné číslo příbuzný, Poznámka, Důchod vliv
Termíny Celý záznam: Typ (nezabavitelné částky, odpočty, prohlášení, předchozí ZP, slevy na dani a daňová zvýhodnění), Popis, Od, Do, Typ odpočtu (název), Částka
Adresy pracovníka Celý záznam: Číslo adresy, Název adresy, Ulice, Číslo, PSČ, Město, Okres, Stát
Jiné příjmy Celý záznam: Rok, Typ, Základ daně, Záloha na daň, Pojistné, Zaměstnavatel, Poznámka, Sleva daně, Daňový bonus
Pracovní poměry Vybrané údaje: Pracovní poměr, Poměr, Souběh, Pracovní činnost, Typ mzdy, Typ daně, Středisko, Zakázka, Datum nástupu, Datum ukončení, Uzavření smlouvy (Vznik poměru), Pracovní doba, Pracovní den, Zkrácená doba (Plný pracovní úvazek), Převedení, Doplatek, Typ poměru, MM poměru, Druh pojištění, Místo výkonu práce, Místo výkonu činnosti, Rozvrh, Den1 až Den7
Platby (exekuční platby) Celý záznam: Instituce, Platba, Firemní, Způsob, Číslo účtu, Kód banky, Variabilní symbol, Konstantní symbol, Specifický symbol, Složka, Předkontace složky (Způsob rozhodnutí), Příkaz, Splatnost, Adresa, Ulice, PSČ, Město, Okres, Stát, Pořadí, Druh, Celkem, Ve prospěch, Od, ISO země banky, Měna
Mzdy Období Vybrané údaje: Pondělí, Úterý, Středa, Čtvrtek, Pátek, Sobota, Neděle, Doplatek, Druh pojištění, Kategorie, Kniha, Stát výkonu činnosti, Místo výkonu práce, Mzda do, Mzda od, Plátce stát, Plný pracovní úvazek, Poznámky, Činnost SP, Pracovní den, Pracovní týden, Prohlášení, Průměr, Rozhodný příjem,  ZMR, Rozvrh, Samoživitel, Souběh, Stav dokladu, Typ daně, Typ mzdy, Údaj 1, Údaj 2, Uzamčení, Zdravotní pojišťovna, Změna režimu
Mzdy (Měsíční a výchozí složky) Celý záznam: Typ, Mzdová složka, Platba, Základ, Částka, Dny, Hodiny, Pracovní dny, Pracovní hodiny, Sazba, Množství, Středisko, Zakázka, Doklad, První den, Neschopenka, Kontext, Od, Do, Od likvidace, Do likvidace, Dnů, Formulář, Údaj 1, Údaj 2, Kategorie, Poznámky, Svátky, Pracovní svátky, Hodiny svátků, Pracovní hodiny svátků, Neschopnost Od
Vyřazení Celý záznam: Důvod, Ukončení vyřazení, Vyřazení
Uzávěrka (dovolená) Celý záznam: Dovolená čerpaná, Dovolená krácená, Dovolená minulá, Dovolená nárok, První měsíc, Dovolená plánované směny, Dovolená skutečné směny, Dovolená typ, Dovolená úprava, Dovolená základní
Průměry Celý záznam: Částka, Dny, Hodiny, Odměny, Platnost, Pravděpodobný, Průměr, Typ

 

3.5. Jaké jsou exspirační lhůty?

Každá z výchozích šablon pro smazání má výchozí exspirační lhůtu. Po uplynutí exspirační lhůty budou záznamy nabídnuty ke smazání v agendě GDPR volbou Vymazat exspirovaná data. Výchozí exspirační lhůtu lze upravit.

 

Exspirační lhůta šablony „GDPR – Oprávněný zájem” je 36 měsíců
Výchozí hodnota této šablony je stanovena pro osobní údaje, k jejichž evidenci neexistuje po skončení zaměstnání žádný právní důvod, ale pouze oprávněný zájem zaměstnavatele jako správce těchto údajů. Tyto údaje byly evidovány jako nezbytné nebo vhodné pro splnění pracovní smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec jako subjekt údajů. Lhůta je stanovena tak, aby údaje o zaměstnanci a jeho pracovních vztazích zůstaly kompletní po dobu obvyklou pro zpětnou kontrolu agendy ze strany státních institucí i pro případy právních sporů se zaměstnanci.
Exspirační lhůta šablony „GDPR – Zdravotní způsobilost” je 120 měsíců
Výchozí hodnota šablony je stanovena pro splnění povinnosti vyplývající pro zaměstnavatele jako správce údajů podle § 96 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění.
Exspirační lhůta šablony „GDPR – ZÁKONNÝ důvod” je 540 měsíců
Výchozí hodnota této šablony vychází z povinnosti vyplývající pro zaměstnavatele jako správce údajů ze zákoníku práce a § 35 písm. a) odst. d) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení 582/1991, kdy je zaměstnavatel povinen uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Záznamy starobního důchodce budou po skončení posledního pracovního vztahu nabídnuty ke smazání po 10 letech od roku následujícího po skončení poměru.

3.6. Jak postupovat, chcete-li smazat údaje?

Vlastní smazání údajů probíhá v agendě GDPR:

  1. Volbou menu Nástroje agendy – GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon (3.3)  a expiračních lhůt (3.5) pro oblast Personalistika a Mzdy. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu smazaných polí nebo exspiračních lhůt.
    Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Oprávněný zájem uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Zdravotní způsobilost uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Oprávněný zájem, jedna na šabloně GDPR - Zdravotní způsobilost, jedna na šabloně GDPR – Zákonný důvod.
  2. Volbou menu Nástroje agendy – Smazat exspirované údaje spusťte průvodce smazáním exspirovaných dat.
  3. V prvním kroku vyberte agendu Mzdy a personalistika a klepněte na Další.
  4. V zobrazené nabídce vyberte záznamy zaměstnanců, kterým doběhla exspirační lhůta podle první šablony (při výchozím nastavení je to šablona GDPR – Oprávněný zájem). Můžete použít tlačítko Vybrat vše, případně Zrušit výběr. Po ukončení výběru klepněte na tlačítko Další.
  5. Opakujte bod d) pro další šablony (při výchozím nastavení pro šablonu GDPR – Zdravotní způsobilost a GDPR – zákonný důvod). Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.
  6. V následujícím kroku se zobrazí rekapitulace exspirovaných dat ke smazání podle jednotlivých šablon. Klepnutím na tlačítko Dokončit proběhne smazání exspirovaných údajů z vybraných záznamů podle výše uvedených pravidel. Současně se k záznamům zaměstnanců, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu zaměstnance.

4. Žádost zaměstnance o informace, jaké údaje o něm zaměstnavatel eviduje

Pokud zaměstnanec nebo bývalý zaměstnanec požádá o informaci, jaké údaje o něm zamětnavatel eviduje, vyberte v agendě Personalistika záznam daného zaměstnace, otevřete detail daného záznamu a v zobrazeném dialogu Pracovník na kartě Ostatní klepněte na tlačítko Export dat. Systém vytvoří do vybraného místa uložení soubory v xml a html formátu, které předáte žadateli o informace (oba exportní soubory naleznete v okně Průzkumníka, které se otevře bezprostředně po exportu). Současně se vytvoří záznam na kartě Ostatní o provedení exportu.

Obdobný soubor v xml struktruře můžete vytvořit také, pokud v agendě Personalistika vyberete záznam daného zaměstnace, volbou menu Export dat otevřete seznam exportů, vyberete položku Export do xml – Pracovnik s PP a MS s volbou rozsahu Aktuální záznam a klepnete na OK

 

Navazující dokumenty