Karta Personální – dialog Pracovník

Děkujeme za trpělivost. Změny související s JMHZ jsou rozsáhlé a průběžně se upřesňují. Na aktualizaci nápovědy pracujeme intenzivně a jednotlivé části postupně doplňujeme. Prosíme proto o shovívavost — obsah budeme rozšiřovat průběžně. Sledujte prosím naše aktualizace, abyste měli k dispozici vždy aktuální informace.

Karta Personální v dialogu Pracovník slouží k evidenci osobních, identifikačních a vybraných mzdových údajů zaměstnance. Obsahuje informace potřebné zejména pro oblast zdravotního pojištění, daňových prohlášení a důchodového pojištění.

Údaje specifické pro zaměstnance – cizince jsou v aktuální verzi systému evidovány na samostatné kartě Cizinec.

Na kartách Obecné, Personální a Rodina zadáváte základní údaje o pracovníkovi a jeho rodinných příslušnících (např. adresu, rodné číslo, místo narození, občanství apod.). Pro správné fungování záznamu Pracovník v systému je nutné vyplnit zdravotní pojišťovnu (případně včetně Historie ZP), údaje v tabulce k poli Prohlášení, evidovat rodinné příslušníky a zvolit slevy na dani a daňová zvýhodnění na děti.

V dialogu Pracovník jsou pro lepší orientaci:

modře podbarvena pole, která jsou povinná pro registraci běžného zaměstnance službou REGZEC akcí 1 – Nástup do zaměstnání. Běžným zaměstnancem se myslí zaměstnanec, který není cizincem, osobou se zdravotním omezením nebo specifický druh činnosti.
modře orámovaná pole bude nutné nově dohlásit u již registrovaných vztahů, pokud jsou pro daný vztah relevantní, službou REGZEC akcí 3 – Změna údajů zaměstnance. Pro dohlášení údajů však platí zprostředkovaná povinnost vyplnění podle akce 1.

Dialog je pro přehlednost rozdělen na dvě části:

Sekce 1 (levá část) – Identifikační a osobní údaje
Sekce 2 (pravá část) – Pojištění, daňové a důchodové údaje

Dialog Pracovník, příklad karty Personální. Světle modré podbarvení vyznačuje povinná pole.

Obrázek: Dialog Pracovník, příklad karty Personální. Světle modré podbarvení vyznačuje povinná pole.

Sekce 1 (levá část) – Identifikační a osobní údaje

Pole/Funkce	Popis
Osobní identifikační číslo – OIČ	U nových zaměstnanců bude přiděleno po registraci zaměstnance akcí 1. Pro zaměstnance jejichž evidované vztahy trvají do roku 2026 bude zaměstnavatelům k dispozici na ePortálu ČSSZ – služba Seznam zaměstnanců s obsahem OIČ a ID PPV, která má být dostupná v březnu 2026. Součástí služby bude soubor v csv a xml formátu obsahující i tyto identifikátory. Pro doplnění identifikátorů OIČ do pole Osobní identifikační číslo a také identifikátoru zaměstnání (ID PPV) bude připravena elektronická podpora. Údaj tedy není třeba zatím vyplňovat. Po jeho přidělení je povinný pro měsíční hlášení a případné hlášení změn nebo oprav v evidenci zaměstnance.
Rodné číslo	Po vyplnění pole Rodné číslo se automaticky vygeneruje Datum narození. Pokud by nebylo rodné číslo platné, zobrazí se v záhlaví dialogu upozornění Neplatné rodné číslo a datum narození se nevygeneruje. Můžete jej doplnit ručně. V poli Rodné číslo se kontroluje duplicitní zadání rodného čísla při zadání a při otevření detailu záznamu Pracovník. Jestliže rodné číslo již v agendě Personalistika existuje, zobrazí se varování o duplicitě a nový pracovní poměr by měl být evidován na kartě Pracovní poměry u původního záznamu zaměstnance (např. v případě, kdy zaměstnankyně evidovaná pod rodným jménem nově nastupuje jako provdaná). Obdobně se kontrola může uplatnit při opakovaných dohodách mimo pracovní poměr apod.
VČP	Nepovinný údaj vyplňte podle relevance: VČP – číslo přidělené správcem daně, pokud poplatník nemá RČ.
Datum narození	Datum narození
Místo narození	Povinné
Stát narození	Povinně uveďte stát narození. V případě, že stát narození v současně době již neexistuje, vyplní se nástupnický stát dle místa narození.
Rodné jméno	Nutno i u mužů.
Dřívější příjmení	Nutno i u mužů.
Občanský průkaz	Ostatní typy dokladu totožnosti zapište do tabulky Další údaje na kartě Pracovní poměry pod volbu DN – Typ dokladu totožnosti a DN – Číslo dokladu totožnosti.
Pas
Orgán nem. pojištění (mimo ČSSZ)	Nepovinný údaj vyplňte podle relevance: Orgán nem. pojištění (mimo ČSSZ) – předchozí nebo současný – název a typ orgánu nemocenského pojištění (mimo ČSSZ)
Zdravotní omezení
Typ omezení Od – Do Karta ZTP/T	Uveďte případné zdravotní omezení, dobu jeho platnosti a zaevidujte držení karty ZTP/T. Uvede se, zda je zaměstnanec osobou se zdravotním postižením podle § 67 zákona o zaměstnanosti, tj. osobou uznanou v jakém stupni: III., II., I. stupni invalidity nebo osobou zdravotně znevýhodněnou (OZZ) a doby od kdo do kdy v ní byl orgánem sociálního zabezpečení uznán. Informace o tom, zda výkon výdělečné činnosti pojištěnce ne/vyžaduje zcela mimořádné podmínky podle § 6 vyhlášky o posuzování invalidity pro rozhodnutí o volbě „III. stupeň invalidity” nebo „III. stupeň invalidity – schopnost výdělečné činnosti za zcela mimořádných podmínek” je u osob s uznaným třetím stupněm invalidity uvedena v posudku (nikoliv v rozhodnutí o důchodu).

Sekce 2 (pravá část) – Pojištění, daňové a důchodové údaje

Pole/Funkce	Popis
Občanství	Změňte předvyplněné české občanství, pokud se nejedná o občana České republiky. Údaj Občanství a jeho změna na této kartě se automaticky promítne i na kartu Cizinec.
`Přihláška SP`	EČP lze zadat po klepnutí na tlačítko `Přihláška SP` Viz článek nápovědy Evidenční vs. rodné číslo pojištěnce.
Zdr. pojišťovna pro ZP	Kód zdravotní pojišťovny Uveďte u zaměstnanců s trvajícím PPV, u kterých nebyl v rámci jejich původního přihlášení prostřednictvím e-Podání ONZ dosud tento údaj nahlášen, tedy u zaměstnanců s datem nástupu > 1. 4. 2022 a zároveň odlišným druhem činnosti nežli DPP (T-Z). Dále také u nově registrovaných vztahů, např. u nepojištěných DPČ. 1. Pokud zaměstnanec má ZP již evidovanou z titulu trvajícího pojištěného pracovního vztahu v dialogu Pracovník na kartě Personální v poli Zdr. pojišťovna pro ZP, pak není další evidence nutná. 2. Pokud je zaměstnán pouze v nepojištěném PPV, pak je nutné v dialogu Pracovník na kartě Personální přes tlačítko `Přihláška SP` – výběrem volby ve sloupci Typ „Registrován/a u ZP” a výběrem zdrav. pojišťovny nově evidovat, u které je zaměstnanec registrován. Obdobně byla ZP evidována pro účely podání Výkazu příjmů DPP u nepojištěných DPP od července 2024. Viz také karta Zdravotní pojišťovny níže.
Číslo pojištěnce
`Historie ZP`
Stav
`Oznámení`
Prohlášení Žádost o RZD Plátce stát Samoživitel Statutární zástupce Osoba se ZP Osoba s TZP	– Od, Do, Dodatečně učiněné prohlášení – Součástí Měsíčního hlášení za leden a únor je informace o tom, zda zaměstnanec požádal o provedení ročního zúčtování daní za předchozí kalendářní rok. Datum žádosti zaměstnance evidujte v dialogu Pracovník na kartě Personální výběrem volby Žádost o RZD a uvedením data žádosti ve sloupci Od. Zaškrtnutí pole Roční zúčtování pak zajistí vytvoření mzdové složky Vyrovnání daně při vytvoření mezd v dalším období. Kategorie Plátce stát – Změny v odvodu pojistného u pečujících rodičů.
Roční zúčtování	Zaškrtnutí pole Roční zúčtování zajistí vytvoření mzdové složky Vyrovnání daně při vytvoření mezd v dalším období, viz Žádost o RZD.
`Jiné příjmy ...`	Formulář Výkaz příjmů DPP (viz Úpravy v dialozích Pracovník a Pracovní poměr v souvislosti se změnami u Dohody o provedení práce (DPP) a u Výkazu příjmů DPP)
`Nezabavitelné částky ...`	Viz dokument Návod na zadání Exekuce (Insolvence).
Starobní důchod	Zde jsou informace týkající se starobního důchodu (nárok, skutečný nástup apod.). Je třeba vyplnit pole Nástup, tj. den, od něhož je pracovník poživatelem starobního důchodu a další pole, tj. Druh a Vyplácí.

Nárok
`Návrh`
Nástup
Druh	Řádný, Předčasný, Se sníženým důchodovým věkem Uveďte druh důchodu, pokud se jedná o Řádný, Předčasný nebo Se sníženým důchodovým věkem.
Vyplácí

Zdravotní pojišťovna

V dialogu Pracovník na kartě Personální vyberte ze seznamu pole Zdr. pojišťovna zdravotní pojišťovnu pracovníka. Pokud vámi požadovaná pojišťovna v seznamu není, klepněte na tlačítko Spustí dialog Seznam zdravotních pojišťoven za polem Zdr. pojišťovna.

Dialog Platební styk, příklad karty Zdravotní pojišťovny

Obrázek: Dialog Platební styk, příklad karty Zdravotní pojišťovny.

V dialogu Platební styk na kartě Zdravotní pojišťovny zapište do prázdného řádku tabulky oficiální jméno nové zdravotní pojišťovny a přepněte se do komfortnějšího prostředí pomocí záložky Detail. K pojišťovně doplňte kód ZP, bankovní spojení a adresy, předkontace a příznaky pro zařazení platby na příkaz. Po zavření dialogu Platební styk tlačítkem OK přiřaďte pojišťovnu pracovníkovi z nabídky pole Zdr. pojišťovna. Viz také Vytvoření výchozí šablony k příslušné knize pro HPP a DPP.

Poznámka

Pole Zdr. pojišťovna je třeba při zadávání pracovníka vyplnit. Pokud uživatel nevyplní vůbec pole Zdr. pojišťovna, je na to upozorněn při aktivaci detailu záznamu hláškou v záhlaví detailu záznamu. Po vyplnění pole Zdr. pojišťovna se již hláška neobjevuje. Pole je omezené na číselník a součástí seznamu jednotlivých ZP je také výraz není evidována, tj. fiktivní ZP, která se vyplňuje buď u Dohod o provedení práce (DPP) bez rozhodného příjmu, nebo u Dohod o pracovní činnosti (DPČ), u nichž není dosaženo rozhodného příjmu. Jestliže se zadá výraz není evidována do prázdného pole, tj. poprvé, neobjevuje se hláška vyzývající k zadání data přihlášení, tedy „K pojišťovně přihlášen od?“ jako tomu je při zadání jakékoliv jiné ZP. Pokud se zadává změna ZP, hláška se již objeví, a zároveň se zapíší údaje do dialogů Historie ZP a Oznámení. Při prvním i opakovaném použití výrazu není evidována se v dialogu Oznámení nevytváří žádný záznam, zatímco v dialogu Historie ZP se nevytvoří pouze poprvé a při dalších použitích se vytváří záznamy s ukončením a začátkem evidence u fiktivní ZP. Zároveň není umožněno smazání již zadané hodnoty v poli Zdr. pojišťovna, tj. nemůže být prázdné. Související dokument Kontroly při zadávání a výpočtu mezd – Kontrola při nezadání zdravotní pojišťovny.

Vytváření kódů pro přihlášení ke zdravotní pojišťovně

Při výběru zdravotní pojišťovny v dialogu Pracovník na kartě Personální v poli „Zdravotní pojišťovna” se kromě zápisu do pole „Zdravotní pojišťovna”, do tabulky „Historie ZP” vytváří záznam do tabulky „Oznámení”. V případě výběru „není evidována” se zápis do tabulky „Oznámení” nevytváří (týká se pouze přihlášení k reálné zdravotní pojišťovně).

Do tabulky „Oznámení” se automaticky nebo volitelně vytvoří kromě kódu „P” také kódy „A”, „E” a „C”. Kód je vytvořen na základě obsahu polí Občanství, Stát v adrese trvalého bydliště a Číslo pojištěnce resp. Rodné číslo.

Pole Číslo pojištěnce

U občanů ČR je obvykle číslo pojištěnce shodné s rodným číslem. V tom případě nemusíte pole „Číslo pojištěnce” vyplňovat. Pokud se liší, vyplňte pole „Číslo pojištěnce” dle průkazu zdravotní pojišťovny (ZP). Pokud je pole „Číslo pojištěnce” prázdné, použije se obsah pole „Rodné číslo”. V případě cizince bez českého rodného čísla, který nemá dosud číslo pojištěnce přiděleno, zadejte do pole „Číslo pojištěnce” písmeno M nebo Z (podle pohlaví) a datum narození ve formátu DDMMRRRR, např. M05071980 pro muže narozeného 5. 7. 1980.

Tento tvar zadání neplatí pro Zdravotní pojišťovnu Ministerstva vnitra ČR. U Zdravotní pojišťovny Ministerstva vnitra ČR musí být zaměstnanec předem zaregistrován pod přiděleným číslem pojištěnce.

Po přidělení čísla pojištěnce pole „Číslo pojištěnce” vyplňte dle průkazu ZP.

Pokud není vyplněné ani číslo pojištěnce ani rodné číslo a je vybrána reálná ZP, zobrazí se po aktualizaci pole a při otevření formuláře varování v okně formuláře.
Pokud je zadáno číslo pojištěnce, které není numerické, ale přitom nemá tvar MDDMMRRRR nebo ZDDMMRRRR, zobrazí se po aktualizaci pole nebo výběru ZP upozornění na nesprávné zadání.
Před tiskem Hromadného oznámení je v těchto případech vhodné zadat rodné číslo nebo číslo pojištěnce ve správném tvaru.

Přehled použití kódu přihlášení ke zdravotní pojišťovně

Kód	POdmínky použití
A	Stát v adrese trvalého bydliště není Česká republika nebo je prázdný, občanství je stát EU (kromě Česká republika) nebo stát Evropského hospodářského prostoru (Norsko, Island, Lichtenštejnsko) nebo Švýcarsko (dále stát EU) a Číslo pojištěnce je numerické.
E	Stát v adrese trvalého bydliště není Česká republika nebo je prázdný, občanství je stát EU a v Čísle pojištěnce je první znak M nebo Z.
Výběr kódu A nebo E	Stát v adrese trvalého bydliště není Česká republika nebo je prázdný, občanství je stát EU a v Čísle pojištěnce není první znak M nebo Z a přitom není numerické.
C	Stát v adrese trvalého bydliště není Česká republika nebo je prázdný, občanství je stát mimo EU a v Čísle pojištěnce je první znak M nebo Z.
Výběr kódu C nebo P	Stát v adrese trvalého bydliště není Česká republika nebo je prázdný, občanství je stát mimo EU a v Čísle pojištěnce není první znak M nebo Z a přitom není numerické.
Výběr kódu E, A a C nebo P	Není vyplněné občanství a stát v trvalé adrese není Česká republika.
P	Použije se v ostatních případech, např. stát v adrese trvalého bydliště je prázdný nebo Česká republika, Občanství je prázdné nebo Česká republika, Občanství je mimo EU a je přiděleno číslo pojištěnce.

V případě výběru Zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra ČR se používají jen kódy „A” a „P”.

Prohlášení

Pokud pracovník podepsal tiskopis Prohlášení poplatníka daně... a uplatňuje slevy na dani a případně i daňové zvýhodnění na děti, je nutné v dialogu Pracovník na kartě Personální do tabulky k poli Prohlášení vyplnit datum podpisu do sloupce Od. Jedině v případě vyplnění tohoto pole se budou při výpočtu mzdy konkrétního pracovníka uplatňovat zadané slevy na dani a daňová zvýhodnění. Pokud není údaj ve sloupci Od vyplněn, uživatel je informován hlášením při načítání daňových slev v Pracovním poměru na kartě Nastavení a také se informace zobrazí v protokolu dialogu Vytvoření mezd. Pokud nebylo prohlášení učiněno při nástupu nebo v průběhu roku a nebylo na stejná období učiněno jinde, je možné prohlášení učinit v rámci ročního zúčtování daně po skončení zdaňovacího období. V tom případě se tato období zadají na samostatný řádek s daty od a do v rámci jednoho roku a zatrhne se parametr Dodatečné učinění prohlášení.

Místo volby „Prohlášení” je možné vybrat další údaje:

Údaje	POdmínky použití
Žádost o RZD	Součástí Měsíčního hlášení za leden a únor je informace o tom, zda zaměstnanec požádal o provedení ročního zúčtování daní za předchozí kalendářní rok. Datum žádosti zaměstnance evidujte v dialogu Pracovník na kartě Personální výběrem volby Žádost o RZD a uvedením data žádosti ve sloupci Od. Zaškrtnutí pole Roční zúčtování pak zajistí vytvoření mzdové složky Vyrovnání daně při vytvoření mezd v dalším období.
Plátce stát	Vyplňuje se u osob, za které je plátcem pojistného stát (důchodci, studenti, ženy na mateřské dovolené apod.). U těchto osob se pak nebude zdravotní pojištění dopočítávat z minimálního vyměřovacího základu.
Samoživitel	Toto pole se vyplňuje pro správný nárok na OČR (má dopad na tisk vyloučených dnů na ELDP) v případě, že se jedná o zaměstnance - samoživitele.
Statutární zástupce	Vyplňuje se u osoby, která je členem statutárního orgánu, aby se tento údaj tiskl na tiskový formulář ELDP - roční (působnost do 31. 12. 2013).
Osoba se ZP	Slouží: Ke správnému tisku formuláře ZPS (Oznámení o zaměstnávání osob se zdravotním postižením) – nutno vyplnit pole Od a případně i Do. Pro zadání osoby zdravotně znevýhodněné a Osoby pro ID 1. nebo 2. stupně.
Osoba s TZP	Slouží: Ke správnému tisku formuláře ZPS (Oznámení o zaměstnávání osob se zdravotním postižením) – nutno vyplnit pole Od a případně i Do. K zadání osoby pro ID 3. st.

Navazující dokumenty

Vario