Doporučení pro práci s agendou Deník událostí

Agenda Deník událostí slouží k evidenci událostí souvisejících se záznamy v jednotlivých agendách Varia. Obsahuje záznamy vytvořené uživateli i události zapisované systémem. Aby byla evidence přehledná a dobře využitelná, doporučujeme dodržovat následující zásady.

 Zapisování událostí k souvisejícím záznamům

Událost zapisujte z karty Deník událostí v detailu záznamu, ke kterému se vztahuje. Tím se událost propojí například s kontaktem, dokladem nebo jiným záznamem agendy.

Samostatnou událost lze vytvořit také přímo v agendě Deník událostí. V takovém případě můžete v poli Záznam vyhledat a přiřadit související záznam dodatečně.

Výstižný předmět a podrobný popis

Do pole Předmět zapisujte stručný a výstižný název události. Podrobnosti uveďte v poli Poznámky.

Jednotný způsob zápisu usnadňuje orientaci v tabulce agendy a pozdější vyhledávání událostí.

Používání typů položek a kategorií

Pro opakující se druhy událostí používejte jednotné hodnoty v poli Typ položky. Události můžete dále členit pomocí kategorií.

Důsledné označování záznamů usnadňuje jejich filtrování a zobrazení podle účelu nebo charakteru události.

Nastavení výchozího zobrazení

Na kartě Deník událostí v detailu záznamu vyberte v nabídce Zobrazit údaje typu události, které potřebujete pravidelně sledovat. Pomocí příkazu „Nastavit jako výchozí zobrazení” můžete aktuální pohled uložit jako výchozí pro daného uživatele, data a agendu.

Můžete tak například oddělit systémové události od událostí zaznamenaných uživateli.

Automatické sledování změn důležitých polí

U vybraných polí lze nastavit automatický zápis původní a nové hodnoty do Deníku událostí. Nastavení lze použít pro celou agendu nebo pouze pro konkrétní knihu.

Tuto možnost používejte u údajů, jejichž změny potřebujete zpětně dohledat. Sledovat lze pole z hlavní tabulky agendy, nikoli například hodnoty položek dokladu.

Měření času události

Pro události, u kterých potřebujete evidovat dobu trvání, použijte tlačítka Spustit časovač a Zastavit časovač. Výsledná doba se zapíše do pole Celkový čas.

Funkci lze využít například při evidenci délky telefonického hovoru.

Hromadný zápis ke kontaktům

Potřebujete-li zaznamenat stejnou událost k více kontaktům, použijte v agendě Adresář funkci Hromadný zápis do deníku. Před spuštěním funkce vyberte požadované kontakty pomocí filtru.

Pro opakované činnosti lze použít existující vzorový zápis nebo vytvořit nový.

Elektronické podepisování záznamů

Události, u kterých potřebujete ověřit, zda se jejich obsah po uložení změnil, lze elektronicky podepsat. Před použitím funkce je nutné nastavit certifikát uživatele.

Podepsaný záznam nelze odstranit.

Doporučení pro přehlednou evidenci

  • Události zapisujte průběžně a přiřazujte je k odpovídajícím záznamům.
  • Pro stejné druhy činností používejte shodné názvy, typy položek a kategorie.
  • Do pole Předmět uvádějte stručnou informaci, podrobnosti zapisujte do pole Poznámky.
  • Výchozí zobrazení přizpůsobte událostem, které při práci nejčastěji sledujete.
  • Automatické sledování změn nastavujte pouze u polí, u kterých potřebujete uchovávat historii hodnot.

 Videa „best practices” na vzdělávacím portálu

  • Rádi bychom vás upozornili na možnost navštívit náš vzdělávací portál, kde najdete mnoho užitečných videí, která vám pomohou lépe pochopit a využít software Vario.

 

Související dokumenty