Doporučení pro práci s agendou Evidence smluv

Agenda Evidence smluv slouží k evidenci smluv a k vytváření dokladů podle nastavených podmínek. Pro přehlednou práci se smlouvami doporučujeme následující postupy.

Nastavení položek smlouvy

Údaje potřebné pro generování dokladů zadávejte na kartě Položky v dialogu Smlouva.

Pro jednotlivé položky můžete určit například:

  • předmět smlouvy,
  • cenu,
  • interval a termín vytváření dokladů,
  • typ dokladu, agendu a knihu,
  • splatnost,
  • posun data dokladu v případě svátku,
  • text, který se přenese do vygenerovaného dokladu.

Kontrola kalendáře před generováním dokladů

Před vystavováním dokladů vygenerujte pro položky smlouvy kalendář. Podle tohoto kalendáře se následně vytvářejí odpovídající doklady.

Při spuštění funkce Vygenerovat doklady vyberte datum, ke kterému mají být doklady vystaveny. V dialogu se nabídnou smlouvy platné k tomuto datu.

Seskupování položek do dokladů

Při generování dokladů můžete určit způsob jejich seskupení.

  • Volba Seskupovat do jednoho dokladu spojí položky, které splňují podmínky shody uvedené v dialogu.
  • Volba Seskupovat za smlouvu seskupí položky do jednoho dokladu podle čísla dokladu v Evidenci smluv.

Nastavení zvolte podle požadovaného způsobu fakturace.

 Vytváření dodatků ke smlouvám

Dodatek vytvářejte pomocí funkce Vytvořit dodatek ke smlouvě.

Tento postup zajistí provázání dodatku s původní smlouvou. Do nového záznamu se zkopírují údaje z původní smlouvy a záznam se označí jako dodatek.

Vytvoření smlouvy podle existující smlouvy

Pokud zakládáte smlouvu se stejnými nebo podobnými údaji, použijte funkci Vytvořit smlouvu podle smlouvy.

V dialogu Vyberte smlouvu můžete označit jednu nebo více smluv, podle kterých chcete vytvořit nové záznamy.

Rozdělení smluv do knih

Pro přehlednější členění smluv využívejte knihy.

Při hromadném převodu doporučujeme nejprve pomocí zobrazení nebo filtru omezit tabulku pouze na smlouvy, které chcete převést. Pokud rozsah záznamů neomezíte, dialog Převod smluv do knihy nabídne všechny smlouvy.

Kontrola aktuálnosti kontaktních údajů

Pomocí funkce Aktualizace kontaktů můžete porovnat údaje u platných smluv s údaji kontaktů v Adresáři.

Funkce kontroluje rozdíly v polích Název kontaktu (firmy), Adresa, IČO a DIČ. Nalezené rozdíly lze u vybraných smluv aktualizovat podle údajů v Adresáři.

Použití vhodného zobrazení

Pro kontrolu smluv využívejte zobrazení podle aktuální potřeby.

Potřebné sloupce můžete doplnit pomocí funkce Zobrazit skryté sloupce.

 Videa „best practices” na vzdělávacím portálu

  • Rádi bychom vás upozornili na možnost navštívit náš vzdělávací portál, kde najdete mnoho užitečných videí, která vám pomohou lépe pochopit a využít software Vario.

 

Související dokumenty