Doporučení pro práci s agendou Dokumenty

Agenda Dokumenty slouží k jednotnému ukládání souborů a jejich propojení se záznamy Varia. Pro přehlednou práci s dokumenty doporučujeme následující postupy.

 Nastavte společné úložiště dokumentů

Pro ukládání souborů používejte centrální složku dokumentů dostupnou všem oprávněným uživatelům. Pro jednotlivé agendy lze nastavit také složky záznamů.

  • Soubory uložené ve společné struktuře můžete procházet z detailu záznamu i prostřednictvím agendy Dokumenty.

 Připojujte dokumenty ke konkrétním záznamům

Dokument vytvářejte z karty Dokumenty v detailu souvisejícího záznamu. Vario do záznamu dokumentu doplní agendu a identifikátor záznamu, ke kterému dokument patří.

  • Soubor můžete připojit také přetažením na kartu Dokumenty. Pokud přetáhnete celou složku, připojí se všechny soubory, které obsahuje.
  • Dokument vytvořený přímo v agendě Dokumenty lze se souvisejícím záznamem propojit dodatečně pomocí pole Záznam.

 Používejte výstižné názvy a typy dokumentů

Do pole Předmět zadejte stručný a výstižný název dokumentu. Při připojení souboru přetažením se do tohoto pole vloží jeho název.

V poli Typ položky vyberte odpovídající typ dokumentu. Jednotné používání typů usnadňuje filtrování a vyhledávání záznamů.

Využívejte dostupná zobrazení

Zobrazení Dokumenty obsahuje všechny záznamy aktuální knihy.

Pro zobrazení dokumentů aktuálně přihlášeného uživatele použijte zobrazení Moje dokumenty nebo Moje dokumenty aktuální knihy.

  • Potřebné sloupce lze zobrazit pomocí funkce Zobrazit skryté sloupce.

 Nastavte oprávnění podle způsobu práce

Oprávnění k přidávání dokumentů se řídí nastavením knihy Dokumentů určené pro danou agendu.

Uživatel bez oprávnění ke čtení příslušné knihy dokumentů nebo bez oprávnění k agendě Dokumenty nemůže propojený dokument otevřít.

 Při odstranění dokumentu zkontrolujte práci se souborem

Dokument lze odstranit z tabulky na kartě Dokumenty. Při odstraňování věnujte pozornost tomu, zda má být odstraněn také propojený soubor.

 Zachovávejte jednotný způsob evidence

Dokumenty ukládejte prostřednictvím Varia a propojujte je s odpovídajícími záznamy. Záznam v agendě Dokumenty umožňuje soubor vyhledat pomocí tabulky agendy, zatímco struktura složek umožňuje pracovat se soubory obvyklým způsobem.

 Videa „best practices” na vzdělávacím portálu

  • Rádi bychom vás upozornili na možnost navštívit náš vzdělávací portál, kde najdete mnoho užitečných videí, která vám pomohou lépe pochopit a využít software Vario.

 

Související dokumenty